Comment organiser un événement sportif ?

Les événements sportifs figurent parmi les catégories d’événements les plus complexes à organiser, surtout lorsqu’il s’agit de grande compétition telle qu’un championnat un tournoi international. Plus le type de sport est complexe, plus il faut de temps et de ressources pour l’organiser. C’est généralement le cas des sports d’équipe (football, basket-ball, rugby, etc.). Si vous êtes confronté à des questions sur la manière d’organiser un événement sportif, voici un guide complet sur les étapes à suivre pour réussir votre organisation.

Concevoir les étapes préalables à l’organisation :

1 – Désignation de l’équipe d’organisation  

Le premier point à considérer après avoir défini l’objectif et le type d’événement sportif est de créer une équipe pour l’organisation. En principe, il faut deux coordinateurs principaux. Ils doivent savoir exactement comment fonctionne le système sportif, de même, ils doivent avoir de l’expérience dans l’organisation d’au moins un événement sportif ; il peut s’agir d’un événement simple comme un tournoi local mais le mieux c’est qu’ils aient organisé un événement d’envergure comme une qualification olympique, un championnat d’Europe ou pourquoi pas un championnat du monde. En outre, vous aurez besoin de personnes qualifiées dans votre équipe pour s’occuper des divers domaines du processus organisationnel.

2 – Élaboration des aspects administratifs  

Ce qui rend un événement sportif plus complexe et plus difficile à organiser que d’autres types d’événements est le fait que l’équipe impliquée dans l’organisation doit s’occuper de nombreux aspects administratifs avant même de pouvoir penser aux sponsors, au marketing et à la logistique.

3 – Choix de la date et lieu d’événement  

S’il s’agit d’une compétition ou d’un tournoi, les préparatifs doivent débuter au moins un an à l’avance. Si ce que vous organisez est plutôt une simple exposition démonstrative (par exemple un spectacle de patinage artistique, une petite course à pieds, etc.…), quelques mois pourraient suffire. Lorsque vous fixez la date de l’événement, prenez en compte le fait qu’il doit se dérouler à la bonne saison pour le type de sport choisi. La date ne doit pas non plus entrer en conflit avec les dates d’autres événements du même type qui se déroulent dans la même région ou même dans le même pays.

Lorsqu’il s’agit de choisir un lieu pour un événement sportif, il n’y a pas trop de variétés de choix ; il faut le bon type de terrain ou de salle adapté à la discipline en question. Si l’événement n’est pas à grande échelle, vous n’êtes pas obligé d’engager un stade ou une grande salle, il est possible d’envisager une zone sportive d’université ou de lycée. Lors du choix de l’emplacement, faites attention non seulement à la qualité du terrain ou de la salle elle-même, mais aussi à la disponibilité de vestiaires, de salles auxiliaires, à l’emplacement de l’installation dans la ville et à la présence de parkings et d’arrêts de transports publics.

Ainsi, il est extrêmement important de commencer votre recherche au moins un an à l’avance, car chaque région, ville ou lieu d’événements sportifs est normalement encadré par un calendrier d’événements réguliers qui se déroulent chaque année. Vous devez donc vous assurer de trouver des disponibilités pour les dates que vous préférez.

Opérer au marketing et vente de billets

4 – Vente de billets  

Une fois que vous avez établi les coordonnées spatio-temporelles et le programme, il est préférable de commencer à vendre des billets dès que possible. Et comme les événements sportifs reposent en grande partie sur le parrainage, il est essentiel d’avoir vendu certains billets avant même d’envoyer les demandes de parrainage pour montrer aux sponsors que votre événement a le potentiel d’atteindre le public cible.

Pour commencer à vendre des billets, vous aurez besoin d’un site web de l’événement et d’un système de gestion des paiements. La manière la plus simple et la moins coûteuse de procéder est d’utiliser une plateforme web de gestion d’événements au lieu de créer un site web complet à partir de zéro. Vous pouvez créer en quelques minutes un magnifique site web d’événement, personnaliser tous les détails de l’événement et vendre des billets en payant les commissions les plus basses du marché. Tout cela se fera par le biais de transactions sécurisées et vos fonds seront immédiatement disponibles. Vous disposerez ainsi de l’argent nécessaire à l’organisation de l’événement.

5 – Promotion de l’événement  

Du côté marketing, l’événement lui-même est le produit que vous essayez de vendre aux spectateurs. Comme vous avez déjà fixé les dates, les heures et le lieu, et que vous avez déjà confirmé les équipes ou les joueurs participants, votre produit est prêt. En ce qui concerne le prix, vous avez plusieurs options. Vous pouvez créer un prix pour un seul match lors d’une compétition/ronde, et des prix spéciaux qui donnent accès à une phase entière (ronde, demi-finale, finale). Vous pouvez également créer un billet qui donne accès à tous les matches de toute l’édition.  Certaines plateformes permettent d’insérer différents types de billets dans le même événement. Grâce au système de billetterie de la plateforme, vous pouvez également vendre des marchandises liées à l’événement et ainsi générer une deuxième source de revenus. Vous pouvez également créer les différentes étapes du concours comme des événements distincts et les relier en un groupe d’événements pour les gérer et les promouvoir ensemble.

Concernant la distribution, vous pouvez, en créant l’événement sur une plateforme de gestion d’événements en ligne, faire en sorte que les billets deviennent automatiquement disponibles à l’achat partout dans le monde. Cela rendra la distribution pratiquement illimitée et une chose de moins à penser.

Enfin, question promotion de l’événement, vous obtenez un avantage car il s’agit d’un type d’événement considéré comme étant d’intérêt public. Votre équipe devra comporter une personne dotée de solides compétences en relations publiques et un communiqué de presse bien rédigé, afin de garantir que les nouvelles concernant l’événement soient publiées dans les journaux et les publications sportives. De bonnes relations publiques bénéficieront d’une couverture médiatique avant et pendant l’événement. Si la compétition est retransmise en direct sur une chaîne de télévision, cela aura un impact majeur sur le succès des futures éditions de l’événement et sur les chances d’un parrainage substantiel. Les outils de promotion traditionnels fonctionnent toujours lorsqu’il s’agit d’un événement sportif.

Ainsi, l’achat d’espace publicitaire sur les chaînes de télévision, à la radio et même en extérieur (signalisation) est une bonne idée. Si vous travaillez pour une association sportive ou un club et que vous disposez d’une base de données de fans fidèles, vous pouvez également envoyer des invitations par e-mail. En outre, le billet peut être intégré et visible sur n’importe quel site web externe, alors assurez-vous de l’inclure également sur le site web de votre organisation. Surtout, mettez en place une stratégie de marketing web, comprenant une présence et des campagnes sur les principaux sites sociaux, sites d’information, sites et blogs sportifs.

Dénicher un sponsoring

Trouver des sponsors pour votre événement sportif sera l’une des tâches les plus importantes et les plus difficiles. Pour y parvenir, vous devrez présenter le budget (pour comprendre combien d’argent il vous faut) et le plan marketing (que vous avez élaboré à l’étape précédente et qui montrera aux sponsors potentiels que votre événement a le potentiel d’atteindre un public similaire à leur public cible).

La première étape de ce processus sera d’identifier les sponsors potentiels. Faites une recherche et découvrez quelles marques sponsorisent des événements sportifs dans votre région. Étendez également votre recherche aux marques qui pourraient être intéressées par le même type de public que celui que vous attendez lors de l’événement. Les marques de bière et de football vont de soi, mais pour d’autres sports, vous devrez faire preuve de plus de créativité et analyser votre public de manière plus approfondie. Vous devrez ensuite développer des options sur la manière d’offrir une visibilité à la marque et diverses idées d’activation de la marque adaptées au type d’événement et au lieu. Analysez l’emplacement et déterminez où vous pouvez placer la marque des sponsors, les stands et les activités de marque qui peuvent divertir les spectateurs avant, entre et après les jeux.

Ensuite, vous pouvez assembler des packages de sponsoring, sur ce point, soyez ouvert à l’idée de proposer des options personnalisées et des combinaisons d’activités ad hoc car cela augmentera vos chances d’obtenir davantage de sponsoring.

La dernière étape consistera à contacter les sponsors potentiels et à leur présenter les différents packages. Si votre plan de marketing est solide et que la cible publique que les sponsors recherchent est la même que celle qui sera présente lors de votre événement, les chances de conclure des accords de parrainage seront très élevées.

Organiser la logistique

La logistique d’un événement sportif dépend étroitement du type de sport autour duquel l’événement est créé. Mais en général, voici ce à quoi vous devrez faire face :

  • équipement audio/vidéo et lumières: Un système d’accusation et de surveillance est essentiel dans tout lieu de sport, tout comme les lumières pour les matchs qui ont lieu le soir. Donc, si cela manque dans votre localité, réservez et louez tout ce dont vous avez besoin bien à l’avance.
  • Wi-Fi: Si le lieu ne fournit pas de Wi-Fi, trouvez une solution avec une société de télécommunications pour l’offrir pendant l’événement.
  • le placement des stands et l’activation de la marque des sponsors: Étant donné que les sponsors ont souvent des stands lors des manifestations sportives, veillez à établir avec eux l’emplacement exact des stands et à estimer les sources d’énergie nécessaires.
  • systèmes de sécurité: Les événements sportifs impliquent généralement un large public, il est donc important de disposer d’un système de sécurité bien articulé. Les scanners à l’entrée (pour les personnes et les sacs) sont déjà un élément habituel, et un personnel de sécurité bien formé doit être présent à l’entrée et à l’intérieur du lieu. Comme nous le savons bien, dans certains sports, l’esprit de compétition des supporteurs peut facilement glisser vers la violence, c’est pourquoi un plan de sécurité bien conçu est essentiel.
  • médailles, rubans, podiums et trophées: Ils semblent être de petits détails, mais qu’est-ce qu’un événement sportif sans ses prix et ses cérémonies ? Organisez cela à l’avance, car par exemple, la gravure des médailles prend beaucoup de temps.
  • la propreté du lieu: Si votre événement dure plus de quelques heures et que plusieurs jeux sont inclus, vous devez mettre en place un plan de nettoyage à intervalles réguliers entre et après les jeux. Si le lieu n’offre pas de service de nettoyage, vous devez faire appel à une entreprise de nettoyage.

Tout assurer le jour J

Le grand jour est arrivé et votre événement sportif commence enfin ! Mais, bien sûr, le travail est loin d’être terminé. L’organisation a duré plusieurs mois et il faut s’assurer que tout fonctionne parfaitement en cette journée. Voici ce que vous devez garder à l’esprit pour le bon déroulement de votre événement sportif :

  • l’enregistrement rapide des spectateurs est crucial, et c’est également là que vous voyez l’importance d’utiliser une plateforme de gestion d’événements en ligne. Grâce aux outils adéquats, vous pouvez enregistrer les spectateurs de plusieurs endroits à la fois, en quelques secondes pour chaque spectateur, afin de minimiser les files d’attente. Le personnel à l’entrée doit simplement scanner le code QR sur le billet en utilisant le plan de l’événement app.
  • un nombre suffisant de bénévoles ou de membres du personnel doit être présent sur le site pour aider les spectateurs à trouver leurs sièges, toilettes, tribunes ou autres installations
  • la personne (ou l’équipe) chargée du marketing de l’événement doit mener toutes les activités dont les résultats seront ensuite utilisés pour la promotion des futures éditions et pour le traitement des rapports destinés aux sponsors. Il s’agit de prendre des photos officielles, de tourner des vidéos officielles, de mener des entretiens avec les principaux participants à l’événement (officiels, personnalités sportives, influenceurs, journalistes, spectateurs). L’image de marque et l’activation de la marque des sponsors seront constamment contrôlées et une assistance sera fournie en cas de besoin.
  • la sécurité et le besoin éventuel d’une assistance médicale seront constamment contrôlés pendant l’événement
  • le parfait fonctionnement de l’équipement audio/vidéo, les lumières, les communications et l’électricité seront constamment surveillées par l’équipe logistique
  • le nettoyage des lieux sera effectué entre et après les jeux

Bref, le processus peut sembler intimidant et bien complexe mais si vous utilisez ses lignes directrices, vous pouvez rendre le déroulement des opérations fluides et vous serez sur la bonne voie pour un événement réussi.